Erläuterung

Was ist Petty Cash Management?

Unter Kassenmanagement versteht man den Prozess der Verfolgung und Kontrolle kleiner Bargeldbeträge, die für kleinere Ausgaben innerhalb einer Organisation verwendet werden. Dazu können Büromaterialien, kleinere Reparaturen oder andere kleine Anschaffungen gehören, die nicht die Verwendung einer offiziellen Bestellung oder eines Schecks rechtfertigen.

Wie verwende ich den Petty Cash Management-Rechner?

Mit dem Petty Cash Management-Rechner können Sie Ihren anfänglichen Barbestand, alle erhaltenen Einnahmen und angefallenen Ausgaben eingeben. Anschließend wird Ihr aktueller Cashflow berechnet, sodass Sie jederzeit einen Überblick über Ihr verfügbares Bargeld haben.

Die Formel zur Berechnung des Cashflows lautet:

§§ \text{Cash Flow} = \text{Initial Balance} + \text{Income} - \text{Expenses} §§

Wo:

  • § \text{Cash Flow} § – der verfügbare Bargeldbetrag nach Berücksichtigung von Einnahmen und Ausgaben
  • § \text{Initial Balance} § – der anfängliche Bargeldbestand
  • § \text{Income} § – erhaltenes Bargeld
  • § \text{Expenses} § – jegliches ausgegebene Bargeld

Beispiel:

  1. Anfänglicher Barbestand (§ \text{Initial Balance} §): 100 $
  2. Einkommensbetrag (§ \text{Income} §): 50 $
  3. Ausgabenbetrag (§ \text{Expenses} §): 30 $

Berechnung:

§§ \text{Cash Flow} = 100 + 50 - 30 = 120 §§

Das bedeutet, dass Ihnen nach Berücksichtigung Ihrer Einnahmen und Ausgaben 120 US-Dollar an Portokasse zur Verfügung stehen.

Wann sollte der Petty Cash Management-Rechner verwendet werden?

  1. Tägliche Ausgabenverfolgung: Behalten Sie den Überblick über die täglichen Bargeldtransaktionen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Budget einhalten.
  • Beispiel: Erfassung kleiner Einkäufe für Büromaterial.
  1. Budgetierung: Hilfe bei der effektiven Planung und Verwaltung Ihres Portokassenbudgets.
  • Beispiel: Zuweisen eines bestimmten Betrags für monatliche Bürokosten.
  1. Finanzberichte: Stellen Sie genaue Cashflow-Berichte für interne Audits oder Finanzüberprüfungen bereit.
  • Beispiel: Zusammenfassung der Portokassenverwendung für monatliche Finanzberichte.
  1. Kostenerstattung: Berechnen Sie den Gesamtbetrag, der für Erstattungsanträge zur Verfügung steht.
  • Beispiel: Ermittlung, wie viel Bargeld nach den Erstattungen an die Mitarbeiter übrig bleibt.
  1. Cashflow-Analyse: Analysieren Sie Trends beim Portokassenverbrauch im Laufe der Zeit.
  • Beispiel: Identifizieren von Ausgabenmustern zur Anpassung zukünftiger Budgets.

Praxisbeispiele

  • Büroverwaltung: Mit diesem Rechner kann ein Büroleiter den für Bürobedarf verwendeten Bargeldbestand nachverfolgen und so sicherstellen, dass dieser sein Budget nicht überschreitet.
  • Veranstaltungsplanung: Ein Veranstaltungskoordinator könnte den Rechner verwenden, um Bargeld für kleine Ausgaben im Zusammenhang mit einer Veranstaltung zu verwalten, wie etwa Erfrischungen oder Dekorationen.
  • Kleinunternehmensabläufe: Ein Kleinunternehmer kann dieses Tool nutzen, um die Portokassentransaktionen genau im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Ausgaben berücksichtigt werden und der Cashflow positiv bleibt.

Definitionen wichtiger Begriffe

  • Anfangssaldo: Der zu Beginn des Tracking-Zeitraums verfügbare Bargeldbetrag.
  • Einkommen: Alle während des Tracking-Zeitraums erhaltenen Geldzuflüsse.
  • Ausgaben: Alle während des Verfolgungszeitraums ausgegebenen Geldabflüsse.
  • Cashflow: Der Nettobetrag der verfügbaren Barmittel nach Berücksichtigung von Einnahmen und Ausgaben.

Verwenden Sie den Rechner oben, um verschiedene Werte einzugeben und die dynamische Veränderung des Cashflows zu beobachten. Die Ergebnisse werden Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage Ihrer Anforderungen an das Portokassenmanagement zu treffen.